7. Recruitment of the candidates to the position

When we wish to realize a correct selection, we must think about two types of sources to catch candidates: internal and external sources. When it is possible, we have bring up to full strength with personnel with the company, so that the human potential takes advantage which it get ready, although sometimes this is difficult to obtain by the own idiosyncrasy of the work. For it we will review the group and we will verify if some possible candidate exists. To go to the present collaborators contributes the following advantages to us: a promotion is considered, the salesman will have knowledge of the company and of products, rises the moral as far as the possibilities of ascents, is increased loyalty towards the company, the system usually works well when the sale has a technical content…

When one lacks human potential in positions of high responsibility and hierarchic level, like the one of commercial director, head of sales, supervisors, etc. it is necessary to go to outsourcing to the company. It is necessary to look for qualified candidates, whatever level, and to it we will have the following means: Internet, known and contacts, companies that offer temporary personnel, announcements in press, consultants of selection of personnel, head to hunter or cazatalentos, personnel of the competition…

7.1. Task force

This Anglo-Saxon term comes to define the development of “ready to use” a commercial service by a force of external sale to the company that the contract. Often it has been identified like
served by the companies of temporary work (ETT), although the degree of responsibility and assignment is totally different.

The task force as marketing tool were begun to use in our country at the end of
the 80 within financial the sector and the bank, to happen later to the rest of the markets. The flexibility in time and place as well as the results in launching of new products or opening of new channels make him be profitable to a company, when not committing itself in a structure of fixed costs. It is an alternative that quotes to the rise, especially when contract a great number of salesmen.

7.2. Classification of candidacies and study of the curriculum

Once obtained all the candidacies, it is come to realize the first preselection. In the study of the curriculum vitae we will consider the deficiencies of the candidates instead of its merits, it is a disrespect stage or it sifts. Studied the candidacies, the following step is to realize one first classification forming three groups:

Disposable. This group composes all those candidacies that misestimate not to own the minimum requirements of the position.
Possible. In him the candidacies are included that meet the requested requirements.
Interesting. It is formed by those candidacies that satisfy the requirements minimum and in addition contribute to majors qualifications.

To the people who consider themselves nonsuitable for the position or those that they go being eliminated of the process, a letter informative or email is due to send to them.

7.3. Taking of contact

To the candidates with possibilities of adapting to the position, one will inquire to them into his condition of preselected. At the same time as it is summoned to maintain one first interview to them.

Also the possibility can occur of summoning to different groups from the candidates in a same day; this way one inquires to them into the position and the occasion takes advantage to realize some screening test that it serves as second sieve to us. This is adapted in the cases in that there are many aspirings for few positions to cover. The best test adapted to this system and that is very interesting for the commercial preselection of personnel is the group dynamics.

This type of collective test is a fast method and gives good results if it is applied suitably. It requires a great capacity of observation and interpretation, as much of the verbal communication as of the nonverbal one.

7.4. Interview in depth

With the candidates who still stay in the selection process will stay a long interview, in that one will go deep in all the aspects that we wish to know. For this interview we have to create an pleasant climate so that the candidate behaves with the greater naturalness we will perfectly raise, it of friendly form but knowing clearly our objective.

It will be prepared previously, so that we know all the points in which we want to deepen. Possible contradictions will look for and it will be insisted on all the points that are not completely clear. We will put special well-taken care of in the reactions of the subjects, their form to sit down throughout all the meeting… Its duration will be on the average between 30 and 60 minutes.

Immediately after realizing the interview, everything will be valued what in her it has treated. It agrees to make it thus to avoid possible failures of memory that would take place if it passes a considerable time between the interview and its valuation. When it is lacked the necessary practice, notes are due to take from disguised form, without creating mistrusts, because although it breaks the harmony of the conversation and puts off center the interviewed person, not for that reason we can allow the luxury to forget details us that can be crucial.

7.5. Verification of references

A fundamental part of the selection process is the verification of references; one has occurred more of a case in which a candidate, to our eyes ideal (that were known to sell very well in the diverse phases of selection), soon turns out to be inadequate for reasons of maladjustment to the work, problems of knowledge, work in equipment, etc. We do not have FIAR to us of our impressions, are intelligent and we verify the information.

Previous permission of the candidates who until the moment seem us suitable to the position, we will ask references of them of confidential way and low professional secret the people in charge of its previous companies, so that we are sure that doubtful aspects in their professional trajectory do not exist. Concerning head to hunter, these two last sections are most important in the selection process, because the experience comes previously given by the carried out positions.

Cuando deseemos realizar una correcta selección, debemos pensar en dos tipos de fuentes para captar candidatos: fuentes internas y externas. Cuando sea posible, hemos de cubrir los puestos con personal de la empresa, de manera que se aproveche el potencial humano de que se disponga, aunque en ocasiones esto resulta difícil de conseguir por la propia idiosincrasia del trabajo. Para ello revisaremos la plantilla y comprobaremos si existe algún posible candidato. Acudir a los colaboradores actuales nos aporta las siguientes ventajas: se considera una promoción, el vendedor tendrá conocimientos de la empresa y de los productos, se eleva la moral en cuanto a las posibilidades de ascensos, se aumenta la lealtad hacia la empresa, el sistema suele funcionar bien cuando la venta tiene un contenido técnico...

Cuando se carece de potencial humano en puestos de alta responsabilidad y nivel jerárquico, como el de director comercial, jefe de ventas, supervisores, etc. es necesario acudir a fuentes externas a la empresa. Hay que buscar candidatos cualificados, sea cual sea el nivel, y para ello dispondremos de los siguientes medios: Internet, conocidos y contactos, empresas que ofrecen personal temporal, anuncios en prensa, consultoras de selección de personal, head hunter o cazatalentos, personal de la competencia...

7.1. Task force

Este término anglosajón viene a definir el desarrollo de un servicio comercial «llave en mano» por una fuerza de venta externa a la compañía que la contrata. Muchas veces se ha identificado como un
servicio prestado por las empresas de trabajo temporal (ETT), aunque el grado de responsabilidad y cometido es totalmente diferente.

El task force como herramienta de marketing se comenzó a utilizar en nuestro país a finales de
los 80 dentro del sector financiero y la banca, para pasar posteriormente al resto de los mercados. La flexibilidad en tiempo y lugar así como los resultados en lanzamiento de nuevos productos o apertura de nuevos canales le hace ser rentable a una compañía, al no comprometerse en una estructura de costes fijos. Es una alternativa que cotiza al alza, máxime cuando se contrata un gran número de vendedores.

7.2. Clasificación de candidaturas y estudio del currículum

Una vez obtenidas todas las candidaturas, se procede a realizar la primera preselección. En el estudio de los currículum vítae tendremos en cuenta las carencias de los candidatos en lugar de sus méritos, es una etapa de desestimación o criba. Estudiadas las candidaturas, el paso siguiente es realizar una primera clasificación formando tres grupos:

Desechables. Este grupo lo componen todas aquellas candidaturas que se desestiman por no poseer los requisitos mínimos del puesto.
Posibles. En él se incluyen las candidaturas que reúnen los requisitos pedidos.
Interesantes. Está formado por aquellas candidaturas que cumplen los requisitos mínimos y además aportan mayores cualificaciones.

A las personas que se consideren no adecuadas para el puesto o aquellas que vayan siendo eliminadas del proceso, se les debe remitir una carta informativa o e-mail.

7.3. Toma de contacto

A los candidatos con posibilidades de adaptarse al puesto, se les informará de su condición de preseleccionados. Al mismo tiempo que se les convoca para mantener una primera entrevista.

También puede darse la posibilidad de convocar a diferentes grupos de los candidatos en un mismo día; de esta manera se les informa del puesto y se aprovecha la ocasión para realizar alguna prueba eliminatoria que nos sirva como segunda criba. Esto es adecuado en los casos en que haya muchos aspirantes para pocos puestos a cubrir. La mejor prueba adaptada a este sistema y que resulta muy interesante para la preselección de personal comercial es la dinámica de grupo.

Este tipo de prueba colectiva es un método rápido y da buenos resultados si se aplica adecuadamente. Requiere una gran capacidad de observación y de interpretación, tanto de la comunicación verbal como de la no verbal.

7.4. Entrevista en profundidad

Con los candidatos que todavía se mantengan en el proceso de selección se mantendrá una entrevista larga, en la que se ahondará en todos los aspectos que deseemos conocer. Para dicha entrevista hemos de crear un clima agradable para que el candidato se comporte con la mayor naturalidad, la plantearemos de forma amistosa pero teniendo perfectamente claro nuestro objetivo.

Será preparada con anterioridad, de modo que sepamos todos los puntos en los que queremos profundizar. Se buscarán posibles contradicciones y se insistirá en todos los puntos que no queden completamente claros. Pondremos especial cuidado en las reacciones de los sujetos, su forma de sentarse a lo largo de toda la reunión... Su duración será por término medio entre 30 y 60 minutos.

Inmediatamente después de realizar la entrevista, se valorará todo lo que en ella se ha tratado. Conviene hacerlo así para evitar posibles fallos de memoria que se producirían si transcurre un tiempo considerable entre la entrevista y su valoración. Cuando se carece de la práctica necesaria, se deben tomar notas de forma disimulada, sin crear suspicacias, pues aunque rompe la armonía de la conversación y descentra al entrevistado, no por ello podemos permitirnos el lujo de olvidar detalles que pueden ser cruciales.

7.5. Comprobación de referencias

Una parte fundamental del proceso de selección es la comprobación de referencias; se ha dado más de un caso en el que un candidato, a nuestros ojos ideal (que se supo vender muy bien en las diversas fases de selección), luego resulta ser inadecuado por razones de inadaptación al trabajo, problemas de conocimientos, de trabajo en equipo, etc. No debemos fiarnos de nuestras impresiones, seamos inteligentes y comprobemos las informaciones.

Previo permiso de los candidatos que hasta el momento nos parezcan adecuados al puesto, pediremos referencias de ellos de manera confidencial y bajo secreto profesional a los responsables de sus anteriores empresas, de manera que estemos seguros de que no existen aspectos dudosos en su trayectoria profesional. A nivel de head hunter, estos dos últimos apartados son los más importantes en el proceso de selección, pues la experiencia viene dada por los cargos desempeñados anteriormente.

Process of selection